As contas do teu negócio, sem seres contabilista

Ninguém começa a trabalhar por conta própria por gostar de tratar de seguros. Mas é sempre a mesma história: a apólice renova a um preço que ninguém negociou, a inspeção passa da data, e no fim do ano ninguém sabe dizer se aquele projeto deu lucro.

A área de Gestão não é um programa de contabilidade. É uma memória com alarme.

Tudo o que gastas entra numa de onze áreas: Seguros, Viaturas, Subscrições, Financiamentos, Espaço físico, Impostos, Fornecedores, Equipamento e ativos, Contratos com clientes, PI e domínios e Despesas de viagem. Os ordenados têm tabela própria.

Cada registo tem sempre o mesmo esqueleto — nome, fornecedor, valor, periodicidade (único, mensal, trimestral ou anual), data de vencimento e estado — mais os campos que fazem sentido para aquela área. Num seguro pede a apólice, a cobertura e a franquia; numa viatura, a matrícula e a próxima inspeção.

Cada área traz uma antecedência pensada para o tempo que a decisão leva:

• 90 dias — marcas e domínios
• 60 dias — seguros e contratos com clientes
• 45 dias — impostos
• 30 dias — viaturas, subscrições, espaço, fornecedores, equipamento
• 15 dias — financiamentos e viagens
• 5 dias — ordenados

Podes mudar a antecedência de uma categoria inteira, ter mais do que uma regra por categoria (aviso aos 30 e outra vez aos 7), ou definir uma data própria num registo específico, que ganha a tudo o resto.

Os avisos aparecem na Central de avisos, e um registo recorrente volta a avisar no ciclo seguinte sem tu fazeres nada. Quando marcas uma coisa como paga, renovada ou cancelada, o aviso resolve-se sozinho.

Em vez de escreveres tudo à mão, podes carregar o documento — PDF, JPG ou PNG, incluindo a fotografia de um papel. A KRIA lê o valor total, as datas, a entidade e o número do documento, e sugere a área.

O que ela não tem a certeza de ter lido bem aparece com contorno amarelo, à espera que confirmes. Nunca grava um palpite em silêncio — e nada é gravado sem passares pelo formulário.

Na secção Ficheiros podes atirar dezenas de faturas de uma vez. As que forem lidas com confiança total em todos os campos podem ser confirmadas em bloco; as outras ficam para reveres uma a uma. Se duas tiverem o mesmo fornecedor, número e valor, a KRIA avisa antes de duplicar.

Uma fatura pode nascer de três formas: em branco, a partir de um projeto finalizado (que importa as tarefas como linhas), ou do botão Faturar ao lado de um projeto ativo.

As linhas podem vir do teu catálogo de serviços, com preço de venda, custo e horas já definidos — e horas × preço/hora recalcula o valor, ou ao contrário, conforme por onde comeces. Podes também importar despesas de fornecedores e decidir se as repassas ao custo ou com margem.

Aqui está o que a maioria das ferramentas não faz: como as despesas podem ficar ligadas a um projeto, cada fatura mostra o custo de fornecedores, o lucro e a margem daquele trabalho. Não é quanto faturaste. É quanto ficou.

Uma nota honesta: a KRIA não emite faturas certificadas. Quando a fatura oficial sai do teu programa de facturação, marcas aqui como faturada e podes guardar o número para referência. Esta área serve para saberes o que tens a receber, a quem e por que trabalho.