Ajuda Kria
Projetos e tarefas sem perder nada pelo caminho
Por Equipa KRIA
Um quadro por cliente, cinco colunas, e um detalhe que muda tudo: o que acontece quando arrastas uma tarefa para Concluído.
Um projeto criativo raramente se perde numa decisão grande. Perde-se numa aprovação que ficou num email, num ficheiro que estava no WeTransfer que expirou, e num trabalho entregue que nunca chegou a ser faturado.
A área de Projetos foi feita à volta desse problema.
Um projeto começa pelo cliente
O botão + no topo abre um assistente de dois passos, e o primeiro não é o nome do projeto: é escolher o cliente. Podes procurar empresas já registadas na KRIA, reutilizar um cliente que já usaste antes, ou criar um novo escrevendo simplesmente o nome — não precisa de ter conta.
Se quiseres, convidas o cliente por email para acompanhar o projeto. É opcional, e pode ser feito mais tarde: o projeto funciona na mesma.
No segundo passo dás o nome ao projeto e atribuis criativos. Só aparecem pessoas com quem já tens ligação aceite — a tua agência, ou as agências de que fazes parte.
As cinco colunas, e como as mudar
Cada projeto nasce com Backlog · A fazer · Em curso · Revisão cliente · Concluído. Podes renomear, acrescentar ou apagar etapas na ficha do projeto — e, se o teu processo for sempre o mesmo, há um botão para guardar essas etapas como predefinição para os projetos seguintes.
Um pormenor que vale a pena saber: qualquer coluna cujo nome contenha «conclu» é tratada como final. É o que dispara tudo o que vem a seguir.
As tarefas
Uma tarefa tem responsável (quem decide), executante (quem faz) e responsável do lado do cliente — três papeis distintos, porque confundi-los é como se perde tempo. Tem também prioridade, início e fim, lista de subtarefas, ficheiros e um campo de dados para links e notas técnicas.
Só dois campos são obrigatórios: o nome e o prazo. O prazo é obrigatório de propósito — uma tarefa sem data nunca é urgente.
Para as coisas que se repetem todos os meses, há recorrência.
O momento que a maioria das ferramentas desperdiça
Quando arrastas uma tarefa para a coluna final, a KRIA não se limita a pôr um visto. Pergunta o que queres fazer com aquele trabalho:
- Publicar no portfólio — abre o formulário já preenchido com o título, a descrição, o cliente e as imagens da tarefa. É o momento em que te lembras do trabalho; daqui a três meses já não te lembras.
- Enviar para facturação — cria um item em rascunho na Gestão, com o valor que indicares. Se o trabalho é da empresa, o dinheiro vai para a empresa, não para quem fechou a tarefa.
- Arquivar o projeto — se era a última. Avisa-te se ainda houver tarefas em aberto.
No fundo da última coluna há ainda dois botões permanentes, para o projeto inteiro: publicar no portfólio (juntando as imagens de todas as tarefas concluídas) e publicar no feed da comunidade.
Quando são muitos projetos
A barra lateral agrupa os projetos por cliente e tem três atalhos: To Do List, Todas as tarefas e Arquivados. Por omissão vês apenas as tarefas em que és responsável ou executante — podes mudar o filtro para ver o resto.
E há o Calendário, que é a mesma informação vista de outra maneira: o painel Por agendar mostra tudo o que ainda não tem horas, e arrastas para o dia e hora em que vais mesmo fazer aquilo. É nesse momento que se percebe se a semana cabe.